SURAT MENYURAT

Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.

Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.

Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.

Fungsi Surat

Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. Sebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan

a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

b. Fungsi Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

c. Fungsi Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

SYARAT SURAT YANG BAIK

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun. 

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

•            Bagian-bagian surat pribadi :
                          …………………..….1
  …….…..2
  …….......3
 …………….……………….4
 ………………….………….5
 …………………….……….6
                                          …………….7
                                          …………….8
                                          …………….9
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat                          
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat                    
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim

•            Bagian-bagian surat dinas    
                                         
 1. Kepala surat                                          
 2. No,Lampiran ,Perihal
 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
 4. Alamat surat
 5. Salam pembuka                  
 6. Kalimat pembuka
 7. Isi surat
  8. Kalimat penutup                
  9. Salam penutup                        
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim

JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
          1. Surat pribadi
          2. Surat dinas
          3. Surat niaga


1. Surat Pribadi
          Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
          Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
          Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.


2. Surat Dinas
          Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
          Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.


3. Surat Niaga
          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
          Macam-macam surat niaga :
a)      surat penawaran                      
b)      surat pengaduan
c)       surat pesanan
d)      surat pengiriman
e)      surat pembayaran barang
f)       surat penagihan, dan sebagainya.

SUMBER : http://tipsseputarkeluarga.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/

http://tata-usaha.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html

http://www.krumpuls.org/2013/03/pengertian-surat-fungsi-jenis-dan.html